Belangrijkste verschil: een papieren exemplaar wordt op papier doorverwezen naar een afgedrukt digitaal documentbestand, terwijl softcopy een onbedrukt elektronisch documentbestand is dat in een digitale vorm bestaat, zoals in personal computers, pen-drives, dvd's, enz.

Gegevens en informatie zijn erg belangrijk op het gebied van studie en kennis. Meestal moet informatie of gegevens worden gedeeld of gedistribueerd. Vaak gaat informatie over verschillende kanalen voordat ze hun eindbestemming bereiken. Er zijn verschillende vormen van overdracht van de informatie. In de wereld van elektronica kan de uitwisseling van informatie snel plaatsvinden met behulp van een papieren versie en een kopie. Veel mensen verwarren tussen de twee. Ze zijn allebei verschillend van elkaar.

Gedrukte versie is de naam die wordt gegeven aan een kopie die wordt gegenereerd door een document op een papier of elk ander oppervlak van een element af te drukken. De harde kopie kan eenvoudig worden aangeraakt als deze wordt ontvangen op een tastbaar medium zoals papier. Men heeft geen door de motor aangedreven medium nodig om dit soort bestand te lezen. U moet verschillende afdrukken, outs of kopieën voor verschillende doeleinden hebben gebruikt, zoals college-opdrachten of voor kantoorrapporten. Men kan ernaar verwijzen wanneer hij maar wil. Het is een fysieke entiteit.

Aan de andere kant wordt een zachte kopie in een geheugen opgeslagen en gelezen door deze op een scherm weer te geven. Omdat het bestand in het geheugen is opgeslagen,

het is niet aanraakbaar. Het kan worden beschouwd als een virtuele kopie. Het moet vergezeld gaan van een herinnering. Als een bestand bijvoorbeeld in Microsoft Word wordt opgeslagen, wordt het als een zachte kopie genoemd. U kunt het bekijken door het bestand te openen.

Het wordt een zachte kopie genoemd omdat u het niet kunt aanraken en u het op het scherm moet lezen. Als de computer wordt afgesloten, kunt u deze niet lezen. Sommige soorten specifieke software zijn vereist om een ​​zachte kopie op te slaan en weer te geven. Hetzelfde bestand kan worden afgedrukt met behulp van een elektronische printer die op de computer is aangesloten. Het afgedrukte exemplaar van het document wordt nu een hardcopy genoemd. Een hardcopy wordt dus voorafgegaan door een zachte kopie.

Het belangrijkste verschil tussen een harde en zachte kopie is dat in tegenstelling tot papieren kopieën, altijd een elektronisch medium moet worden gelezen en weergegeven op een zachte kopie. Zelfs als u de gegevens in een pen drive hebt, moet deze worden weergegeven met behulp van een computer of een ander compatibel weergavemedium. Beide hebben hun eigen voordelen en nadelen. Een papieren versie kan direct worden gebruikt, terwijl een zachte kopie alleen kan worden gelezen met behulp van een elektronisch weergaveapparaat. Een zachte kopie heeft de voorkeur voor de eenvoudige wijzigingen die erop kunnen worden aangebracht. Het hangt echter af van de specifieke vereisten op basis waarvan harde of zachte kopieën kunnen worden gegenereerd.